Exchange Online, Microsoft’un bulut tabanlı e-posta hizmeti, işletmelerin iletişim ihtiyaçlarını karşılamak için çeşitli araçlar sunmaktadır. Bu araçlardan biri de Dynamic Distribution Group (DDG), yani Dinamik Dağıtım Gruplarıdır. DDG, özellikle büyük organizasyonlar için zaman ve kaynak tasarrufu sağlayan, verimliliği artıran bir özelliktir.
Dynamic Distribution Group Nedir?
Dynamic Distribution Group, kullanıcı özelliklerine göre otomatik olarak güncellenen bir e-posta dağıtım listesidir. Klasik dağıtım gruplarının aksine, DDG üye listesini manuel olarak güncelleme gerektirmez. Bunun yerine, belirlenen kriterlere (örneğin, departman, konum veya iş unvanı) göre üyeleri otomatik olarak ekler veya çıkarır.
- DDG üyelerinin listesi eskiyebilir. Örneğin, bir kullanıcı DDG için filtre olarak kullanılan bir departmandan ayrıldıysa, üyelik listesi yenilendikten sonraki 24 saat boyunca DDG’ye gönderilen postaları almaya devam edebilir.
- Posta akışı kurallarının kullandığı üyelik listesi de 24 saatte bir yenilendiğinden, posta akışı kuralları (aktarım kuralları olarak da bilinir) bu davranıştan etkilenir.
- Dynamic Distribution Group, Azure Active Directory’de filtresiyle eşleşen öznitelik değerlerine sahip tüm alıcıları içerir. Alıcının özellikleri filtreyle eşleşecek şekilde değiştirilirse, alıcı yanlışlıkla grup üyesi olabilir ve gruba gönderilen iletileri almaya başlayabilir. İyi tanımlanmış, tutarlı hesap sağlama işlemleri, bu sorunun oluşma olasılığını azaltacaktır.
- Dinamik dağıtım grupları Exchange Online’dan Microsoft Entra Kimliğine veya şirket içi Active Directory’nize eşitlenmez. Bu nedenle, Azure Koşullu Erişim gibi özellikler Exchange Online dinamik dağıtım grubu kapsamına alınmayı desteklemez.
Dynamic Distribution Group Özellikleri?
- Otomatik Üye Güncellemesi: DDG, Azure Active Directory’deki (Entra ID) kullanıcı özelliklerine göre üyeleri otomatik olarak günceller. Örneğin, ‘Pazarlama’ departmanına yeni bir çalışan eklendiğinde, bu kişi otomatik olarak ilgili DDG’ye dahil edilir.
- Esnek Kriter Seçenekleri: DDG, departman, konum, iş unvanı gibi çeşitli kriterlere göre yapılandırılabilir. Bu, grupların iş ihtiyaçlarına göre özelleştirilmesine olanak tanır.
- Kolay Yönetim: DDG’nin otomatik güncelleme özelliği, yöneticilerin manuel olarak grup üyeliklerini güncelleme yükünü azaltır.
- Hedeflenmiş İletişim: İlgili alıcıları hedefleyen e-postalar, bilgi akışını optimize eder ve gereksiz e-posta trafiğini azaltır.
Dynamic Distribution Group Avantajları
- Zaman Tasarrufu: DDG, özellikle büyük ve dinamik organizasyonlarda zaman tasarrufu sağlar. Yöneticiler, grup üyeliklerini manuel olarak güncellemek için harcadıkları zamanı başka işlere ayırabilirler.
- Hata Riskinin Azalması: Manuel üye güncellemelerinde oluşabilecek hatalar DDG ile minimize edilir. Otomatik güncellemeler, doğru kişilere doğru bilgilerin ulaşmasını sağlar, böylece insan kaynaklı hatalar azalır.
- Etkin İletişim: Dinamik gruplar, e-posta iletişimini daha etkin hale getirir. İlgili kişilere doğru bilgi zamanında ulaşır, bu da organizasyon içi iletişim akışını iyileştirir.
- Esneklik: DDG, özellikle büyük ve sürekli değişen organizasyonlar için idealdir. Çalışanların departman değiştirmesi veya yeni işe alımlar gibi durumlar otomatik olarak yansıtılır.
- Güvenlik ve Gizlilik: DDG, belirli kriterlere göre gruplandırıldığı için, hassas bilgilerin yalnızca ilgili kişilere ulaşmasını sağlar.
Exchange Online Dynamic Distribution Group Nasıl Oluşturulur?
Exchange Online‘da EAC kullanarak yeni bir dynamic distribution group oluşturma işlemi gerçekleştireceğiz.
Öncelikle Exchange Admin Center üzerinde oturum açmamız gerekmektedir.
Exchange Online EAC üzerinde Recipients – Groups adımlarını takip etmemiz gerekmektedir.
Groups içerisin de Dynamic Distribution List bölümüne geliyoruz ve Add a group ile devam etmemiz gerekiyor.
Add a group butonu ile Choose a group type bölümü açılıyor ve bizden oluşturacağımız grup türünü seçmemizi istiyor.
- Microsoft 365 (recommended)
- Distribution
- Mail-enabled security
- Dynamic Distribution *
Bizim konumuz Dynamic Distribution Group olduğu için diğer grup türlerine değinmeden Dynamic Distribution seçimi yaparak Next butonu ile devam ediyoruz.
Exchange Online‘da Dynamic Distribution Group için isim belirtmemiz gerekiyor, bu örnek de benim Dynamic Distribution Group adım “IT” olacak ve IT departmanında çalışanlar için Dynamic Distribution Group oluşturacağım.
Exchange Online’da Dynamic Distribution Group (DDG) için Assign Users bölümünde gerekli olan bilgiler şu şekildedir;
Owner: Grup yöneticisi
Members: Grubun alıcı türlerini belirtmek ve üyeliği belirleyecek kuralları ayarlamak için Members bölümünün kullanılması gerekmektedir. Ben DDG için sadece Exchange Mailboxes seçeneğini seçiyorum.
- All recipient types: Bu grup için tanımlanan ölçütlere uyan iletileri tüm alıcı türlerine göndermek için bu seçeneği belirleyin.
- Yalnızca aşağıdaki alıcı türleri: Bu grup için tanımlanan ölçütlere uyan iletiler aşağıdaki alıcı türlerinden birine veya daha fazlasına gönderilir:
- Only the following recipient types:: Exchange posta kutusu olan kullanıcıları dahil etmek istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. Exchange posta kutularına sahip kullanıcılar, Exchange kuruluşunda bir kullanıcı etki alanı hesabına ve posta kutusuna sahip olan kullanıcılardır. Kaynak posta kutuları da dahildir.
- Mail users with external email addresses: Harici e-posta adresleri olan kullanıcıları dahil etmek istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. Dış e-posta hesapları olan kullanıcıların Active Directory’de kullanıcı etki alanı hesapları vardır, ancak kuruluşun dışındaki e-posta hesaplarını kullanır. Bu, genel adres listesine (GAL) eklenmelerini ve dağıtım listelerine eklenmelerini sağlar.
- Resource mailboxes: Exchange kaynak posta kutularını eklemek istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. Kaynak posta kutuları, şirket kaynaklarını konferans odası veya şirket aracı gibi bir posta kutusu aracılığıyla yönetmenize olanak tanır.
- Mail contacts with external email addresses: Harici e-posta adreslerine sahip kişileri dahil etmek istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. Dış e-posta adresleri olan kişilerin Active Directory’de kullanıcı etki alanı hesapları yoktur, ancak dış e-posta adresi GAL’de kullanılabilir.
- Mail-enabled groups: Posta etkin güvenlik gruplarını veya dağıtım gruplarını dahil etmek istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. Posta etkin gruplar, dağıtım gruplarına benzer. Posta özelliği etkinleştirilmiş bir grup hesabına gönderilen e-posta iletileri birkaç alıcıya teslim edilir.
Hangi özelliğe göre grup üyeliği atanması gerekiyor bunu belirtmemiz gerekiyor. Burada oluşturulan kuralı çoğaltabilir ve detaylandırabilirsiniz.
Departman bölümün de IT yazan tüm Exchange Mailboxes için DDG üyeliğinin oluşmasını istiyorum. Add another rule butonu ile ek kurallar oluşturabilirsiniz.
Bir sonraki bölüm de ise oluşturduğumuz Dynamic Distribution Group için email adresi alias girmemiz gerekiyor.
Not: Grubun üyelik listesi, belirlediğiniz filtrelere ve koşullara bağlı olarak her 24 saatte bir güncellenir.
Exchange Online EAC üzerinde bulunan özniteliklerden hariç yeni kurallarlar belirtmek istiyorsanız Exchange Online PowerShell kullanmanız gerekmektedir. Özel alıcı filtrelerine sahip dinamik dağıtım grupları için filtre ve koşul ayarlarının yalnızca Exchange Online PowerShell kullanılarak yönetilebileceğini unutmayın. Özel bir sorguyla dinamik bir dağıtım grubu oluşturma örneği için, dinamik bir dağıtım grubu oluşturmak için Exchange Online PowerShell kullanmanız gerekmektedir.
Son olarak yaptığımız düzenlemeri inceliyoruz ve Create group butonu ile grup oluşturma işlemini tamamlıyoruz.
Exchange Online’da Dynamic Distribution Group oluşturma işlemini tamamladık, EAC üzerinden Recipient – Groups – Dynamic Distribution List içerisinde oluşturduğumuz DDG görüntüleyebiliriz.
Exchange Online’da Dynamic Distribution Group, modern işletmelerin dinamik ve verimli iletişim ihtiyaçlarını karşılamak için güçlü bir araçtır. Otomatik güncellemeler, esnek yapılandırma seçenekleri ve etkin iletişim olanağı, DDG’nin organizasyonlar için değerli bir özellik olmasını sağlar. Bu özellik, yönetim yükünü azaltırken, etkili ve hedef odaklı iletişim kurmayı kolaylaştırır.
