Dans le monde des affaires, la communication par courrier électronique permet non seulement de partager des informations, mais également de répondre aux exigences légales et de l'entreprise. Les organisations peuvent choisir d'ajouter des mentions légales, des textes de notification personnalisés, des pieds de page et/ou des en-têtes aux messages électroniques, conformément aux diverses réglementations légales, aux besoins spécifiques du service et aux politiques de l'entreprise.
Microsoft Échange en lignee, pour répondre à de telles exigences.Avertissement» (mention légale) fonctionnalité via règle de transport. Dans cet article, Exchange en ligne Nous parlerons des étapes de configuration des règles de transport pour créer des mentions légales, des signatures ou des modèles de notification valables pour tous les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques.
Table des matières
Qu'est-ce que la clause de non-responsabilité relative aux e-mails ?
Une « clause de non-responsabilité » est définie comme un texte généralement ajouté au bas d'un message électronique qui limite la responsabilité légale ou explique certaines conditions concernant le contenu du message. Ces textes sont utilisés pour prévenir les litiges juridiques entre l'expéditeur et le destinataire, pour protéger la confidentialité des informations et pour mettre l'accent sur les politiques de l'entreprise.
Les clauses de non-responsabilité sont ajoutées via des règles appelées « règles de transport » dans les systèmes de messagerie tels qu'Exchange Online et Exchange Server. Ces règles examinent les emails entrants et sortants selon certains critères et appliquent des actions définies
Avis de non-responsabilité et signature de courrier électronique
En raison de sa structure, la clause de non-responsabilité peut être conçue comme une signature de courrier électronique avec certaines variables prédéfinies. Elle peut donc être conçue comme une signature en extrayant des données à partir des attributs sur Entra ID ou sur Active Directory sur site. Cependant, en raison de la structure de la clause de non-responsabilité, celle-ci ne doit pas être utilisée comme signature.
Une signature électronique est un texte qui contient généralement des informations personnelles ou professionnelles sur l'expéditeur et garantit que la communication est effectuée de manière professionnelle. Toutefois, un disclaimer est différent d’une signature et il ne faut pas confondre les deux notions. Alors que la signature fournit les coordonnées et les détails d'identité de l'expéditeur, la clause de non-responsabilité indique les responsabilités légales et les avertissements. Cette distinction permet de présenter plus clairement les textes juridiques tout en préservant la structure du message.
Étant donné que les clauses de non-responsabilité sont ajoutées au bas des e-mails, l'e-mail d'origine devient un nouvel e-mail distinct lorsqu'il est répondu ou transféré. Une mention légale doit donc être ré-ajoutée dans chaque email. Le modèle « Appliquer les clauses de non-responsabilité » dans Exchange Online est conçu à cet effet. Cependant, l'utilisation de cette méthode pour ajouter des signatures peut entraîner certains problèmes ; car l'ajout de signatures d'utilisateur au bas de l'e-mail dans chaque message n'est pas compatible avec le but et l'utilisation de la signature. Par exemple, lorsqu'un e-mail reçoit une réponse cinq fois, vous ne souhaitez pas voir la même signature alignée cinq fois.
« Si vous souhaitez fournir une gestion centralisée des signatures, vous devez la fournir via des applications tierces (Code Two, Exclaimers, etc.) »
Comment créer une clause de non-responsabilité sur Exchange Online
Il existe deux méthodes différentes pour créer une clause de non-responsabilité sur Exchange Online :
- Centre d'administration Exchange
- Exchange PowerShell à distance
Nous le ferons via le Centre d'administration dans cet article ;
Tout d'abord, nous devons nous connecter avec notre compte administrateur sur https://admin.exchange.microsoft.com/.
Nous suivons les étapes Mail Flow – Règles.
Nous devons accéder à Appliquer les clauses de non-responsabilité via le bouton Ajouter une règle.
Nous devons saisir un nom distinctif pour la règle de transport que nous allons créer dans la section Nom.
Dans la section Appliquer cette règle si, nous devons saisir la condition à laquelle la règle sera appliquée aux e-mails. Ici, vous pouvez faire la différence entre interne et externe, ainsi qu'apporter des modifications en fonction du titre du sujet, de l'expéditeur ou du destinataire.
Dans cet exemple, nous appliquerons la clause de non-responsabilité pour les e-mails provenant d'expéditeurs externes.
Dans la section Faire ce qui suit, la section « Appley une clause de non-responsabilité concernant le message » est sélectionnée. Ici, il nous suffit de choisir entre Préparer une clause de non-responsabilité et Ajouter une clause de non-responsabilité, puis nous pouvons saisir le texte que nous utiliserons pour la clause de non-responsabilité.
Joindre une clause de non-responsabilité : Mentions légales sans empêcher la lecture du message (en partie basse), Il est utilisé lorsque des informations supplémentaires doivent être présentées. Il est particulièrement adapté aux messages visant à partager des informations.
Préparez une clause de non-responsabilité : Visualisation immédiate des mentions légales (en partie supérieure) et est utilisé dans des situations qui doivent être prises en considération. Il est particulièrement préféré dans les cas où des informations juridiques ou critiques pour la sécurité doivent être transmises.
Nous pouvons saisir le texte que nous souhaitons valide pour la clause de non-responsabilité dans la section Saisir le texte. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, vous pouvez définir une variable dans la clause de non-responsabilité. Exemples de variables que vous pouvez utiliser :
%%City%%%%Company%%%%CountryOrRegion%%%%Department%%%%DisplayName%%%%Fax%%%%FirstName%%%%HomePhone%%%%Initials%%%%LastName%%%%Manager%%%%MobilePhone%%%%Notes%%%%Office%%%%Pager%%%%Phone%%%%PostalCode%%%%PostOfficeBox%%%%StateOrProvince%%%%StreetAddress%%%%Title%%%%UserPrincipalName%%%%WindowsEmailAddress%%
Avec la section de saisie de texte, j'écris le texte que je souhaite activer dans la section « spécifier le texte de la clause de non-responsabilité ».
Dans la section de repli sur l'action Sélectionnez-en une si la clause de non-responsabilité ne peut pas être insérée, vous devez spécifier l'action que la règle de transport doit entreprendre si elle ne peut pas modifier le message.
Si une règle de messagerie ne peut pas modifier le message pour ajouter une clause de non-responsabilité (par exemple, si le message est chiffré), vous devez spécifier la marche à suivre. C'est ce qu'on appelle une option de secours pour la règle. Les options de secours disponibles pour les règles de non-responsabilité sont :
enveloppe
- Définition: Un nouveau message est créé et le message d'origine est ajouté en pièce jointe à ce nouveau message. Le texte de clause de non-responsabilité est ajouté au nouveau message et transmis aux destinataires. Il s'agit de la valeur par défaut.
- utilisation: Le contenu du message nouvellement créé est le contenu que d'autres règles de flux de courrier électronique (par exemple, l'objet du message ou le texte dans le corps du message) examineront, et non le message d'origine. Si vous souhaitez que le message d'origine soit examiné et traité par d'autres règles, définissez la règle de non-responsabilité sur une priorité inférieure et les autres règles sur une priorité plus élevée afin que ces règles soient appliquées avant la règle de non-responsabilité.
- Statut d'échec : Si le processus d'ajout du message d'origine en pièce jointe au nouveau message échoue, le message d'origine ne sera pas remis. Le message d'origine est renvoyé à l'expéditeur avec un rapport de non-remise (également appelé rapport de non-remise ou message de rebond).
- Remarque importante : n'utilisez pas la valeur Wrap dans les règles qui affectent les messages provenant d'expéditeurs externes. Utilisez plutôt la valeur Rejeter. Les effets de la valeur Wrap empêchent l’analyse des pièces jointes sécurisées des messages provenant d’expéditeurs externes. Pour rechercher les règles concernées, exécutez la commande suivante dans Exchange Online PowerShell :
Get-TransportRule | where {$_.ApplyHTMLDisclaimerFallbackAction -eq 'Wrap' -and $_.FromScope -eq 'NotInOrganization'}ignorer
Définition: La règle est ignorée et le message original est délivré sans mention légale.
Rejeter
- Définition: Le message original est renvoyé à l'expéditeur avec un rapport de non-remise (NDR).
Enfin, l'aperçu de la règle de non-responsabilité que nous avons créée est tel qu'illustré dans l'image ci-dessous ;
Avec Suivant, nous pouvons accéder à la page où nous pouvons saisir l'heure de début et la date/heure de fin de la règle ou rédiger un commentaire.
Dans la section Révision, un aperçu des configurations de règles que nous avons créées apparaît, vous pouvez enregistrer une fois terminé.
Puisque nous avons sélectionné Prépendre lors de la création de la règle, la clause de non-responsabilité que nous avons créée apparaît en haut de l'e-mail entrant ;
Dans cet article, nous avons parlé de la définition des règles de transport pour la clause de non-responsabilité sur Exchange Online, j'espère que cela a été utile.
Avez-vous besoin de convertir le compte de boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée dans Exchange Online. Vous pouvez lire l'article ci-dessous pour des informations détaillées.
Comment convertir la boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée – Cengiz YILMAZ
