Online-Archiv, Online austauschen Dies ist eine wichtige Funktion für Benutzer und bietet großen Komfort bei der Verwaltung alter E-Mails und der Erhöhung der Speicherkapazität. Diese Funktion sorgt für ein besser organisiertes Postfach und eine schnellere Arbeitsumgebung. Outlook bietet Erfahrung.
Was ist Exchange Online, Online-Archiv?
Online austauschen, Online-Archiv Ein System, das es Benutzern ermöglicht, ihre alten E-Mails automatisch in einem separaten Postfach zu speichern. Online austauschen Besonderheit. Mit dieser Funktion können Benutzer ihr Hauptpostfach entlasten und die Geschäftsleistung verbessern.
Vorteile des Online-Archivs von Exchange Online
- Barrierefreiheit: Der Zugriff ist nur von überall mit einer Internetverbindung möglich. Dies kann ideal und praktisch für mobile Mitarbeiter oder Remote-Mitarbeiter sein.
- Speicherverwaltung: Auf dem Gerät des Benutzers werden keine Daten gespeichert, wodurch lokaler Speicherplatz gespart wird.
- Separates Postfach: Das Online-Archiv funktioniert unabhängig vom Hauptpostfach des Benutzers und reduziert die E-Mail-Belastung des Unternehmens.
- Leistung: Es verkürzt die Start- und Verarbeitungszeit von Outlook, da E-Mails direkt archiviert werden können und die Standardeinstellungen von Outlook nur das Hauptpostfach durchsuchen.
Tauschen Sie Online-Archivordner gegen Online-Archiv aus
Outlook Benutzer nutzen häufig Archivierungsfunktionen, um ihre E-Mails zu organisieren und Speicherplatz zu sparen. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen dem lokalen Archivordner und dem Online-Archiv, und die Verwendung einer der beiden Methoden ist möglicherweise für unterschiedliche Situationen besser geeignet.
lokale PST-Datei | Archivordner | Online-Archiv | |
|---|---|---|---|
| Objekt-Typ | Lokaler Computer | Primäres Postfach | Online austauschen |
| Maximale Größe | 50GB | Teil des Briefkastens | 50 GB/1.5 TB |
| Wird im Suchergebnis angezeigt | Nein | Ja | Nein |
| Erreichbar von | lokalen Computer | Anywhere | Internet erforderlich |
Was ist ein Exchange Online-Archivordner?
Der Archivordner ist ein standardmäßig in Outlook enthaltener Ordner, in den Benutzer ihre E-Mails manuell verschieben oder automatische Archivierungsregeln festlegen können. Dieser Ordner wird in derselben Datenbank wie das Hauptpostfach des Benutzers gespeichert.
Beim Archivieren werden E-Mails vom Hauptposteingang in den Archivordner verschoben, die Gesamtgröße des Postfachs wird dadurch jedoch nicht verringert.
Vorteile des Exchange Online Online-Archivs
Online-Archiv hingegen ist ein separater Speicherbereich, der als Teil von Exchange Online angeboten wird und die Postfachgröße der Benutzer tatsächlich reduziert. In das Online-Archiv verschobene E-Mails werden nicht auf dem lokalen Gerät des Benutzers gespeichert, was Speicherplatz auf dem Gerät spart und sich positiv auf die Lade- und Betriebsgeschwindigkeit von Outlook auswirkt.
Hauptunterschiede
- Speicherverwaltung: Während der Archivordner weiterhin E-Mails im Hauptpostfach speichert, verschiebt das Online-Archiv diese E-Mails in einen völlig anderen Speicherbereich.
- Barrierefreiheit: Während auf PST-Dateien nur von dem lokalen Gerät aus zugegriffen werden kann, auf dem sie gespeichert sind, kann auf das Online-Archiv von jedem Gerät weltweit aus zugegriffen werden. Dies ist ein großer Vorteil für Remote-Mitarbeiter oder reisende Berufstätige.
- Sicherheit und Backup: Es liegt in der Verantwortung der Benutzer, PST-Dateien regelmäßig zu sichern. Das Online-Archiv wird sicher in der Cloud-Infrastruktur von Microsoft gespeichert und automatisch gesichert.
- Leistung: Die Verwendung des Online-Archivs schützt die Leistung von Outlook vor einer Verlangsamung aufgrund der großen lokal gespeicherten Datenmengen.
Online-Archivanforderungen in Exchange Online
Exchange Online-Archivierung, Microsoft 365Es handelt sich um eine wichtige Funktion, die in verschiedenen .com-Tarifen angeboten wird und Benutzern zusätzlichen Speicherplatz bietet.
Online-Archivpostfächer können nicht mehr für Journaling- oder Massenarchivierungsmethoden (z. B. die Verwendung von Transportregeln) verwendet werden. Microsoft hat für die Archivierung von Postfächern eine Wachstumsgrenze von 1 GB pro Tag eingeführt. Das Archivpostfach ist nur für den einzelnen Benutzer oder das freigegebene Postfach verfügbar, zu dem es gehört.
Lizenz- und Speicherkapazitäten
- Basis- und Standardpläne: Einige Einstiegspläne, wie Microsoft 365 Business Basic und Microsoft 365 Business Standard, bieten Benutzern 50 GB Archivierungsspeicher. Die gleiche Kapazität ist auch im Office 365 E1-Plan verfügbar.
- Erweiterte Pläne: Für Unternehmen, die umfassendere Funktionen benötigen, bieten die Pläne Office 365 E3, E5, Microsoft 365 E3 und E5 Benutzern eine Archivierungskapazität, die auf bis zu 1,5 TB erweitert werden kann.
Archivnutzungs- und Wachstumsrichtlinien
- Einschränkungen: Exchange Online Archive kann nicht für die Massenarchivierung von E-Mails oder tägliche Aufzeichnungen mithilfe von Transportregeln verwendet werden. Microsoft hat ein Limit festgelegt, dass die Archivgröße nicht mehr als 1 GB pro Tag wachsen darf.
- Persönliche und gemeinsame Nutzung: Auf Archivpostfächer kann nur von jeweiligen Einzelbenutzern und freigegebenen Postfächern zugegriffen werden. Jedes freigegebene Postfach verfügt standardmäßig nur über 50 GB Archivspeicherplatz. Wird eine größere Archivkapazität benötigt, muss dem Postfach eine E3- oder E5-Lizenz zugewiesen werden.
Die folgenden Pläne haben Zugriff auf 50 GB Archivspeicherplatz:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Büro 365 E1
Und die folgenden Pläne verfügen über ein 1,5 TB großes Online-Archiv:
- Büro 365 E3
- Büro 365 E5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
Automatische Erweiterung
- Startkapazität und automatische Erweiterung: Jedes Online-Archiv ist zunächst auf 100 GB begrenzt. Wenn diese Kapazität 90 % der Kapazität erreicht, fügt das System automatisch neue 100 GB Speicher hinzu.
- Maximale Kapazität und Timing: Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis das Archiv eine Kapazität von 1,5 TB erreicht. Es kann bis zu 30 Tage dauern, bis der neue Speicher vom System erkannt wird und einsatzbereit ist.
Aktivieren des Online-Archivs in Exchange Online
Aktivieren der Microsoft Purview Portal-Archivierungsfunktion
Die Verwendung des Exchange Online-Archivs ist eine wichtige Funktion, insbesondere für Organisationen mit großen Mengen an E-Mail-Daten.
- Zugriff auf das Microsoft Purview-Portal:
- In Ihrem Browser Microsoft PurviewOffen .
- Datenlebenszyklusmanagement:
- Microsoft Purview von der Homepage, 'DatenlebenszyklusverwaltungKlicken Sie auf „. In diesem Abschnitt können Sie organisieren, wie Sie Ihre Daten speichern und verwalten.
- Benutzerarchiv aktivieren:
- Wählen Sie den oder die Benutzer aus, die Sie verwalten möchten. Klicken Sie dann auf der Benutzerdetailseite auf „.„Archiv aktivieren“ Drück den Knopf.
- Genehmigungsprozess:
- Akzeptieren Sie die Bestätigungsaufforderung, um den Aktivierungsvorgang abzuschließen.
Aktivieren der Archivierungsfunktion mit Exchange Admin Center
Sie können die Funktion „Online-Archiv“ im Exchange Admin Center aktivieren.
- Melden Sie sich über das Exchange Admin Center als Administrator an.
- Klicken Sie im linken Menü auf der Registerkarte „Empfänger“ auf „Postfächer“.
- Gehen Sie zu dem Postfachkonto, für das Sie das Online-Archiv aktivieren möchten.
- Im Abschnitt „Andere“. Postfacharchiv unter der Option „Postfacharchiv verwaltenGehen Sie zur Option „
- Mit diesem Vorgang wird die Online-Archiv-Funktion des von Ihnen ausgewählten Kontos aktiviert.
Online-Archiv mit PowerShell aktivieren
Wenn Online-Archivpostfächer pro Benutzer aktiviert werden müssen, tun Sie dies Powershell Dies über kann sehr praktisch sein, insbesondere wenn Sie es auf mehrere Benutzer gleichzeitig anwenden möchten.
- Melden Sie sich mit PowerShell bei Exchange Online an
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]- So aktivieren Sie das Online-Archiv für ein einzelnes Postfachkonto
Enable-Mailbox -Identity [email protected] -Archive- Um Benutzer zu filtern, für die das Online-Archiv im Mandanten nicht aktiviert ist;
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}- Um das Online-Archiv für alle Benutzer zu aktivieren, die das Online-Archiv nicht aktiviert haben;
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}Sobald Sie das Online-Archiv aktivieren, wird es in Outlook unter dem primären Postfach angezeigt. Der Benutzer muss Outlook neu starten, um auf das Online-Archiv zugreifen zu können.
Exchange Online, Schritte zur automatischen Erweiterung des Archivs
Die Funktion „Auto-Expanding Archive“ in Exchange Online ist äußerst nützlich, insbesondere für Benutzer, die große Datenmengen speichern müssen. Mit dieser Funktion kann das Archivpostfach automatisch erweitert werden, wenn ein bestimmtes Speicherlimit erreicht ist. Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Aktivieren dieser Funktion:
- Melden Sie sich mit PowerShell bei Exchange Online an
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]- So aktivieren Sie die Funktion zum automatischen Erweitern von Archiven für den gesamten Mandanten:
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive $true
- Um die Funktion zum automatischen Erweitern des Archivs eines einzelnen E-Mail-Kontos innerhalb des Mandanten zu aktivieren;
Enable-Mailbox -Identity [email protected] -AutoExpandingArchive- Wenn Sie die automatische Erweiterung für alle Benutzer aktivieren möchten, können Sie Benutzer auswählen, die diese Funktion noch nicht aktiviert haben, und die automatische Erweiterung für sie aktivieren:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Where {$_.ArchiveStatus -eq "Active" -and $_.AutoExpandingArchiveEnabled -ne $true} | Enable-Mailbox -AutoExpandingArchiveExchange Online-Aufbewahrungsrichtlinie
Archivierungsrichtlinien in Exchange Online bieten Organisationen eine Möglichkeit, die E-Mail-Verwaltung zu automatisieren. Diese Richtlinien stellen sicher, dass E-Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch in Online-Archive verschoben werden, sodass die Postfächer der Benutzer überschaubar bleiben und die Speichereffizienz steigt.
Standardprinzipien der Archivierung
- Verwendung der Richtlinie für übergeordnete Ordner (2 Jahre): Standardmäßig gilt es für alle Postfachordner und verschiebt E-Mails nach zwei Jahren in das Archiv.
- 1 Yıl: Diese Richtlinie verschiebt Elemente im angegebenen Ordner nach einem Jahr in das Archiv.
- 5 Yılık: Diese Richtlinie verschiebt Elemente im angegebenen Ordner nach fünf Jahren in das Archiv.
- je: Diese Richtlinie stellt sicher, dass keine automatische Archivierung angewendet wird.
Ändern einer Richtlinie oder Hinzufügen einer neuen Richtlinie
So ändern Sie die Archivierungsrichtlinie für einen Ordner in Outlook:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und ÖzelliklerAuswählen .
- Prinzip Gehen Sie zur Registerkarte und Online-Archivrichtlinie Wählen Sie unten die gewünschte Richtlinie aus.
Bearbeiten der Aufbewahrungsrichtlinie mit PowerShell
Mit den folgenden Befehlen können Sie vorhandene Aufbewahrungsrichtlinien anzeigen oder mit Powershell eine neue Richtlinie erstellen:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]- Um die aktuelle Aufbewahrungsrichtlinie aufzulisten
Get-RetentionPolicyTag | where {$_.RetentionAction -eq 'MoveToArchive'}So erstellen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie
New-RetentionPolicyTag -Name "6 Aylik Arsivleme" -Type Personal -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 180 -RetentionAction MoveToArchive- So erstellen Sie eine organisationsweite Standard-Aufbewahrungsrichtlinie
New-RetentionPolicyTag -Name "Kurulus geneli varsayilan ilke" -Type All -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchiveFazit:
Die Funktionen der Exchange Online-Archivierung und der automatischen Archiverweiterung sind wertvolle Funktionen, insbesondere für Unternehmen, die große Datenmengen speichern müssen. Mit diesen Funktionen können Unternehmen die Speicherkapazität effektiver verwalten und E-Mail-Daten angemessen archivieren. Diese fortschrittlichen Archivierungslösungen von Microsoft 365 spielen eine wichtige Rolle bei der Erfüllung sowohl der täglichen Betriebsanforderungen als auch der gesetzlichen Compliance-Anforderungen.
Ein Kommentar zu „Exchange Online, Online-Archivfunktion“