In der Geschäftswelt ermöglicht die E-Mail-Kommunikation nicht nur den Informationsaustausch, sondern auch die Erfüllung gesetzlicher und unternehmensbezogener Anforderungen. Unternehmen können E-Mail-Nachrichten rechtliche Hinweise, benutzerdefinierte Benachrichtigungstexte, Fußzeilen und/oder Kopfzeilen hinzufügen, um verschiedene gesetzliche Vorschriften, abteilungsspezifische Anforderungen und Unternehmensrichtlinien einzuhalten.
Microsoft Online-Austausche, solchen Anforderungen gerecht zu werden.Haftungsausschluss” (Impressum) Funktionalität über Transportregel. In diesem Artikel, Online austauschen Wir werden über die Schritte zum Konfigurieren von Transportregeln sprechen, um rechtliche Hinweise, Signaturen oder Benachrichtigungsvorlagen zu erstellen, die für alle Benutzer oder bestimmte Benutzergruppen gültig sind.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein E-Mail-Haftungsausschluss?
Ein „Haftungsausschluss“ ist ein Text, der normalerweise am Ende einer E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird und die rechtliche Haftung einschränkt oder bestimmte Bedingungen in Bezug auf den Inhalt der Nachricht erläutert. Diese Texte werden verwendet, um Rechtsstreitigkeiten zwischen Sender und Empfänger zu verhindern, die Vertraulichkeit von Informationen zu schützen und Unternehmensrichtlinien hervorzuheben.
Haftungsausschlüsse werden durch sogenannte „Transportregeln“ in E-Mail-Systemen wie Exchange Online und Exchange Server hinzugefügt. Diese Regeln prüfen ein- und ausgehende E-Mails nach bestimmten Kriterien und führen definierte Aktionen durch
Haftungsausschluss vs. E-Mail-Signatur
Aufgrund seiner Struktur kann der Haftungsausschluss als E-Mail-Signatur mit einigen vordefinierten Variablen entworfen werden, sodass er als Signatur gestaltet werden kann, indem Daten aus Attributen auf Entra ID oder dem lokalen Active Directory abgerufen werden. Aufgrund der Struktur des Haftungsausschlusses sollte dieser jedoch nicht als Signatur verwendet werden.
Eine E-Mail-Signatur ist ein Text, der in der Regel persönliche oder geschäftliche Informationen über den Absender enthält und sicherstellt, dass die Kommunikation professionell abgewickelt wird. Allerdings unterscheidet sich ein Haftungsausschluss von einer Unterschrift und die beiden Konzepte sollten nicht verwechselt werden. Während die Signatur die Kontaktinformationen und Identitätsdaten des Absenders enthält, weist der Haftungsausschluss auf rechtliche Verantwortlichkeiten und Warnungen hin. Durch diese Unterscheidung können Rechtstexte übersichtlicher dargestellt werden und gleichzeitig die Struktur der Botschaft erhalten bleiben.
Da Haftungsausschlüsse am Ende von E-Mails eingefügt werden, wird die ursprüngliche E-Mail bei der Beantwortung oder Weiterleitung zu einer separaten, neuen E-Mail. Daher muss in jeder E-Mail erneut ein rechtlicher Hinweis hinzugefügt werden. Die Vorlage „Haftungsausschlüsse anwenden“ in Exchange Online dient diesem Zweck. Die Verwendung dieser Methode zum Hinzufügen von Signaturen kann jedoch zu Problemen führen. weil das Hinzufügen von Benutzersignaturen am Ende der E-Mail in jeder Nachricht nicht mit dem Zweck und der Verwendung der Signatur vereinbar ist. Wenn beispielsweise eine E-Mail fünfmal beantwortet wird, möchten Sie nicht, dass dieselbe Signatur fünfmal hintereinander angezeigt wird.
„Wenn Sie eine zentrale Signaturverwaltung bereitstellen möchten, müssen Sie diese über Drittanwendungen (Code Two, Exclaimers usw.) bereitstellen.“
So erstellen Sie einen Haftungsausschluss für Exchange Online
Es gibt zwei verschiedene Methoden zum Erstellen eines Haftungsausschlusses auf Exchange Online.
- Exchange Admin Center
- Exchange Remote PowerShell
Wir werden dies in diesem Artikel über das Admin Center tun;
Zunächst müssen wir uns mit unserem Admin-Konto unter https://admin.exchange.microsoft.com/ anmelden.
Wir befolgen die Schritte „Mail Flow – Regeln“.
Wir müssen über die Schaltfläche „Regel hinzufügen“ auf „Haftungsausschlüsse anwenden“ zugreifen.
Wir müssen im Abschnitt „Name“ einen eindeutigen Namen für die Transportregel eingeben, die wir erstellen werden.
Im Abschnitt „Diese Regel anwenden, wenn“ müssen wir die Bedingung eingeben, auf welche E-Mails die Regel angewendet wird. Hier können Sie zwischen Intern/Extern unterscheiden sowie Änderungen nach Betreff, Absender oder Empfänger vornehmen.
In diesem Beispiel wenden wir den Haftungsausschluss für E-Mails an, die von externen Absendern stammen.
Im Abschnitt „Machen Sie Folgendes aus“ ist der Abschnitt „Appley einen Haftungsausschluss für die Nachricht“ ausgewählt. Hier müssen wir nur zwischen „Haftungsausschluss voranstellen“ und „Haftungsausschluss anhängen“ wählen und können dann den Text eingeben, den wir für den Haftungsausschluss verwenden möchten.
Hängen Sie einen Haftungsausschluss an: Rechtliche Hinweise, ohne das Lesen der Nachricht zu verhindern (im unteren Bereich), Es wird verwendet, wenn zusätzliche Informationen dargestellt werden müssen. Es eignet sich besonders für Nachrichten, die auf den Informationsaustausch abzielen.
Bereiten Sie einen Haftungsausschluss vor: Sofortige Ansicht der rechtlichen Hinweise (im oberen Bereich) und wird in Situationen eingesetzt, die berücksichtigt werden müssen. Dies wird insbesondere dann bevorzugt, wenn rechtliche oder sicherheitskritische Informationen übermittelt werden müssen.
Wir können den Text, der für den Haftungsausschluss gültig sein soll, im Abschnitt „Text eingeben“ eingeben. Wie oben erwähnt, können Sie im Haftungsausschluss eine Variable definieren. Beispiele für Variablen, die Sie verwenden können:
%%City%%%%Company%%%%CountryOrRegion%%%%Department%%%%DisplayName%%%%Fax%%%%FirstName%%%%HomePhone%%%%Initials%%%%LastName%%%%Manager%%%%MobilePhone%%%%Notes%%%%Office%%%%Pager%%%%Phone%%%%PostalCode%%%%PostOfficeBox%%%%StateOrProvince%%%%StreetAddress%%%%Title%%%%UserPrincipalName%%%%WindowsEmailAddress%%
Mit dem Abschnitt „Text eingeben“ schreibe ich den Text, der im Abschnitt „Text des Haftungsausschlusses angeben“ aktiv sein soll.
Im Abschnitt „Zurück zur Aktion Wählen Sie einen aus, wenn der Haftungsausschluss nicht eingefügt werden kann“ müssen Sie die Aktion angeben, die die Transportregel ausführen soll, wenn sie die Nachricht nicht ändern kann.
Wenn eine E-Mail-Regel die Nachricht nicht ändern kann, um einen Haftungsausschluss hinzuzufügen (z. B. wenn die Nachricht verschlüsselt ist), müssen Sie angeben, was zu tun ist. Dies wird als Fallback-Option für die Regel bezeichnet. Die verfügbaren Fallback-Optionen für Haftungsausschlussregeln sind:
einwickeln
- Definition: Es wird eine neue Nachricht erstellt und die ursprüngliche Nachricht als Anhang zu dieser neuen Nachricht hinzugefügt. Der Haftungsausschlusstext wird der neuen Nachricht hinzugefügt und an die Empfänger weitergeleitet. Dies ist der Standardwert.
- Verwendung: Der Inhalt der neu erstellten Nachricht ist der Inhalt, der von anderen E-Mail-Flussregeln (z. B. Betreff der Nachricht oder Text im Nachrichtentext) untersucht wird, nicht die ursprüngliche Nachricht. Wenn Sie möchten, dass die ursprüngliche Nachricht von anderen Regeln überprüft und verarbeitet wird, legen Sie die Haftungsausschlussregel auf eine niedrigere Priorität und die anderen Regeln auf eine höhere Priorität fest, sodass diese Regeln vor der Haftungsausschlussregel angewendet werden.
- Fehlerstatus: Wenn das Hinzufügen der ursprünglichen Nachricht als Anhang zur neuen Nachricht fehlschlägt, wird die ursprüngliche Nachricht nicht zugestellt. Die ursprüngliche Nachricht wird mit einem Unzustellbarkeitsbericht (auch bekannt als NDR oder Bounce-Nachricht) an den Absender zurückgesendet.
- Wichtiger Hinweis: Verwenden Sie den Wrap-Wert nicht in Regeln, die sich auf Nachrichten von externen Absendern auswirken. Verwenden Sie stattdessen den Wert „Reject“. Die Auswirkungen des Wrap-Werts verhindern das Scannen von Nachrichten externer Absender durch sichere Anhänge. Um die betroffenen Regeln zu finden, führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell aus:
Get-TransportRule | where {$_.ApplyHTMLDisclaimerFallbackAction -eq 'Wrap' -and $_.FromScope -eq 'NotInOrganization'}Ignore
Definition: Die Regel wird ignoriert und die Originalnachricht wird ohne rechtlichen Hinweis zugestellt.
Ablehnen
- Definition: Die ursprüngliche Nachricht wird mit einem Unzustellbarkeitsbericht (NDR) an den Absender zurückgesendet.
Abschließend sehen Sie die Vorschau der von uns erstellten Haftungsausschlussregel wie im Bild unten dargestellt.
Mit „Weiter“ gelangen wir zu der Seite, auf der wir die Startzeit und das Enddatum/die Endzeit der Regel eingeben oder einen Kommentar schreiben können.
Im Abschnitt „Überprüfen“ wird eine Vorschau der von uns erstellten Regelkonfigurationen angezeigt, die Sie mit „Fertig stellen“ speichern können.
Da wir beim Erstellen der Regel „Voranstellen“ ausgewählt haben, wird der von uns erstellte Haftungsausschluss oben in der eingehenden E-Mail angezeigt.
In diesem Artikel haben wir über die Definition von Transportregeln für Haftungsausschlüsse auf Exchange Online gesprochen. Ich hoffe, es war hilfreich.
Müssen Sie das Benutzerpostfachkonto in ein freigegebenes Postfach in Exchange Online umwandeln? Detaillierte Informationen finden Sie im folgenden Artikel.
So konvertieren Sie ein Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach – Cengiz YILMAZ
